三重就職NAVI

2025

電話だから相手には自分の姿が見えていないと気を抜くなかれ。声のトーンや響き方などから電話をしているこちらの態度や姿勢などは、意外に先方に伝わりやすいものです。

また、最近は、資料請求やお礼状としてメールを使うケースが増えてきています。つい気軽に使ってしまえるツールだからこそ、言葉の選び方一つにも気を配りたいもの。

相手に好印象を与える電話のかけかた、メールの書き方をぜひ身に付けて下さい。企業のあなたのへの印象が、大きく変わります。

メモと筆記用具、日ごろから使っているスケジュール帳などを手元に置いておきます。通話中に相手を待たせて、筆記用具を取りに行くなどはもっての他。電話をかける時は、予め準備することを怠らずに。

自宅にいる場合は、相手にこちらの声が聞こえやすいようにテレビやラジオ等は消します。

就業時間外やお昼の休憩時間に電話するのは避けましょう。始業直後や終業間際も避けた方がいいでしょう。ただし、緊急の場合や先方から電話があって折り返し電話をする場合は、この限りではありません。

電話をかけたら、まず自分の氏名・学校名を名乗り、簡潔に挨拶をします。それから要件を伝えましょう。

相手は仕事中で忙しい身です。要件はできるだけ簡潔に。できれば予めメモなどにまとめておくといいでしょう。

なお、会話の中で、日時や連絡先など、大切な情報を聞いたら、その場でメモをとり、それを復唱して聞き間違い等を防ぐようにします。最後にお礼を忘れずに。

また、電話は相手が先に切ったことを確認してから切るか、先方が待っている場合は、静かに受話器を置くようにします。

時間を選ばず、相手に届けられるのが魅力のメール。会社訪問やOB訪問をした際のお礼メールなどは、できるだけ早いタイミングで出すよう心がけましょう。遅くとも訪問した次の日には、出したいものです。

企業宛のメールですからビジネス対応の体裁にします。

まず、件名はできるだけ具体的に内容が分かりやすいように書きます。最初に、宛先（企業・部課名・担当者名など）を記入。手紙とは違い、時候の挨拶などは省きます。但し、お礼状の場合は、「先日はお世話になりました」などの一文を忘れないように。また先方が返信しやすいように、最後に自分の名前とメールアドレスを記載しておくようにしましょう。

メールを書く時は、できるだけ簡素な文章で分かりやすく書くことを心がけましょう。また、細かい点ですが、相手先企業の名前を書く時には、○○○（株）などと略せず、○○○株式会社と書きます。自分の大学名を書く時は、学部や学科なども省略せずきちんと書く方がよいでしょう。